Stand: Juli 2017

Die Botschaft hat feststellen müssen, dass in Ghana die Voraussetzungen zur Legalisation öffentlicher Urkunden nicht gegeben sind. Ein hoher Prozentsatz der vorgelegten Urkunden ist inhaltlich unrichtig. Zudem werden der Botschaft regelmäßig gefälschte oder verfälschte Urkunden vorgelegt. Daher wurde die Legalisation ghanaischer Urkunden mit Billigung des Auswärtigen Amtes eingestellt.

Die Botschaft kann jedoch in Amts- oder Rechtshilfe für deutsche Behörden und Gerichte prüfen, ob eine Urkunde formal echt und inhaltlich richtig ist und dadurch den inländischen Stellen eine Entscheidungshilfe geben. Ob eine Überprüfung erforderlich ist, liegt gem. § 438 Abs. 1 ZPO im Ermessen der Behörde oder des Gerichts, wo die Urkunde zu Beweiszwecke verwendet werden soll. Von Privatpersonen kann eine Urkundenüberprüfung nicht veranlasst werden.

Die Inlandsbehörde, die eine Urkundenüberprüfung benötigt, richtet ein Amtshilfeersuchen an die Botschaft mit der Bestätigung, dass sie die dabei entstehenden Auslagen gem. § 8 Abs. 1 Auslandskostengesetz zu erstatten hat. Die Auslagen entstehen dadurch, dass die Botschaft die gewünschten Überprüfungen nicht mit eigenem Personal durchführen kann, sondern sich regelmäßig auf die Erkundigungen von Vertrauenspersonen stützen muss. Die Behörde kann die Auslagen ihrerseits dem Urkundeninhaber zur Erstattung aufgeben und wird daher üblicherweise um Hinterlegung einer Sicherheitsleistung bitten.

Die jeweiligen Kosten können der anliegenden Übersicht entnommen werden. Es wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass es sich dabei um ein Tätigkeitshonorar und nicht um ein Erfolgshonorar für die Vertrauensperson handelt.

Es steht der ersuchenden Behörde frei, die Kostenübernahme auf die Urkundenüberprüfung in einer oder mehreren Regionen zu beschränken, sofern eine Bestimmung der jeweiligen Region(en) durch den Urkundeninhaber oder die Behörde möglich ist. Kann eine Bestimmung nicht erfolgen, so ist eine Kostenübernahme über den Höchstbetrag von 650,00 Euro erforderlich.

Sobald alle erforderlichen Unterlagen vorliegen, liegt die Bearbeitungsdauer erfahrungsgemäß bei 12 bis 16 Wochen. im Ausnahmefall auch länger. Unter Berücksichtigung von Kurier- und Postlaufzeiten ist mit einer Verfahrensdauer ab Erhalt der vollständigen Unterlagen von bis zu fünf Monaten zu rechnen. Das Verfahren kann sich durch Vorlage von ver-/gefälschten Urkunden, unzureichenden Wegbeschreibungen oder ungenauen Angaben zu Kontaktpersonen verzögern.

Hinweis zu Erklärungen (engl.: Affidavit) zum Familienstand:

Bei einem vor dem ghanaischen Notar (engl.: notary public) abgegebenen Affidavit zum Familienstand kann geprüft werden, ob die notarielle Bestätigung echt ist. Die Erklärung des Beteiligten kann dagegen nicht überprüft werden.

Zur Bearbeitung der Überprüfungsersuchen von Urkunden werden benötigt:

• die zu überprüfende/n Urkunde/n im Original mit je zwei einfachen Kopien (keine Übersetzungen)
• zwei Lichtbilder des Urkundeninhabers (auf der Rückseite mit Vor- und Nachnamen versehen)
• beiliegender Fragebogen, vollständig ausgefüllt mit den Angaben des Urkundeninhabers

Weiterhin benötigt die Botschaft regelmäßig folgende Wegbeschreibungen in englischer Sprache, ebenfalls mit je einer einfachen Kopie:

• zum letzten/jetzigen Wohnsitz des Urkundeninhabers in Ghana
• zum Haus der Eltern (Vater und Mutter) oder (falls verstorben) zum Familienoberhaupt des Urkundeninhabers
• zum Haus der Betreuungsperson des Urkundeninhabers (falls der Urkundeninhaber nicht bei den Eltern aufgewachsen ist)
• zum Haus eines weiteren nahen Verwandten (Geschwister, Großeltern, Onkel, Tanten, mütterlicher oder väterlicherseits etc.), der nicht in häuslicher Gemeinschaft mit den übrigen Kontaktpersonen lebt
• zu allen besuchten Schulen mit Angaben des Besuchszeitraumes
• zum derzeitigen/letzten Wohnsitz des geschiedenen/verstorbenen Ehegatten des Urkundeninhabers (falls eine Vorehe bestanden hat) bzw. zum Vater/ zur Mutter der Kinder des Urkundeninhabers
• zum Wohnsitz der Familie des geschiedenen/verstorbenen Ehegatten (falls eine Vorehe bestanden hat)
• zum Amts-/Geschäftssitz des ghanaischen Notars, bei demein Affidavit abgegeben wurde

Die Botschaft wird nach Auswertung des Fragebogens fallbezogen ggf. weitere Wegbeschreibungen anfordern (z.B. zu anderen im Verfahren relevanten Personen).

Die Botschaft bittet darum, die oben genannten Wegbeschreibungen entweder dem Amtshilfeersuchen beizufügen (nach Prüfung auf Lesbarkeit, Plausibilität und Vollständigkeit) oder den Urkundeninhaber zu bitten, diese durch eine Kontaktperson einreichen zu lassen.

Zusätzliche oder fehlende Unterlagen können unter Angabe des Geschäftszeichens und Vorlage eines Identitätsnachweises dienstags bis donnerstags von 07.00 bis 09.00 Uhr an der Pforte des Rechts- und Konsularreferats der Botschaft abgegeben werden. Mit einer Rückmeldung, ob die

eingereichten Unterlagen nun vollständig sind, kann noch am selben Tag bis ca. 12.00 Uhr gerechnet werden.

Die Wegbeschreibungen sollten von der Art her dem anliegenden Muster entsprechen. Es muss sich um eine von deutlichen Landmarken ausgehende Anfahrtsskizze handeln, die ggf. auf einem Beiblatt weiter erläutert ist. Jede Wegbeschreibung muss den Namen, die Telefonnummer und die verwandtschaftliche oder andere Beziehung der Kontaktperson zum Urkundeninhaber enthalten.

Nach Vorlage aller Dokumente, Unterlagen und der erforderlichen Kostenübernahmeerklärung der anfordernden Behörde leitet die Botschaft die Überprüfung zur inhaltlichen Richtigkeit und formalen Echtheit ein. Es ist möglich, dass im Laufe der Überprüfung von den Antragstellern weitere Urkunden und Angaben angefordert werden müssen.

Die Botschaft wird den Eingang des Amtshilfeersuchens bestätigen und – für den Fall, dass sich im Einzelfall ein erhöhter Zeitbedarf abzeichnet – die ersuchende Behörde darüber informieren. Es wird um Verständnis dafür gebeten, dass die erforderliche Korrespondenz ausschließlich zwischen der Botschaft und der ersuchenden Behörde geführt wird. Die Botschaft ist bemüht, alle Ersuchen so zügig wie möglich zu bearbeiten, und bittet wegen des hohen Geschäftsanfalls, von zusätzlichen Sachstandsanfragen während der Bearbeitungszeit abzusehen.

Nach Abschluss der Überprüfung übersendet die Botschaft das Ergebnis der Überprüfung und die Kostenrechnung an die ersuchende Inlandsbehörde.

Hinweis: Die inländischen Behörden können zur Übermittlung ihrer Amtshilfeersuchen an die Botschaft den amtlichen Kurierweg des Auswärtigen Amts mitbenutzen. Privatpersonen steht der amtliche Kurierweg nicht zur Verfügung.

Alle Angaben in diesem Merkblatt beruhen auf den Erkenntnissen und Einschätzungen der Botschaft im Zeitpunkt der Textabfassung. Für die Vollständigkeit und Richtigkeit, insbesondere wegen zwischenzeitlich eingetretener Veränderungen, kann keine Gewähr übernommen werden.

Anlage

Grundlage für die Berechnung ist jeweils die zu bereisende Region mit dem höchsten Kostensatz. Bei mehr als drei Regionen erhöhen sich die Kosten um jeweils 50,00 € bis zu einem maximalen Höchstbetrag von 650,00 €.

Wichtiger Hinweis: Kosten fallen pro Einzelfall-Ersuchen an, die Anzahl der zu überprüfenden Urkunden ist zunächst unerheblich.